Im Rahmen einer Betriebsprüfung prüft die Deutsche Rentenversicherung, ob Arbeitgeber ihre sozialversicherungsrechtlichen Pflichten ordnungsgemäß erfüllen. Im Mittelpunkt stehen dabei insbesondere die ordnungsgemäße Abführung von Sozialversicherungsbeiträge, die korrekte Meldung der Beschäftigten sowie die zutreffende Einordnung von Arbeitsentgelt.
Rechtsgrundlage der Prüfung ist § 28p SGB IV. Die Betriebsprüfung erfolgt regelmäßig mindestens alle vier Jahre und kann sowohl vor Ort als auch in elektronischer Form durchgeführt werden.
1. Umfang und Gegenstand der Betriebsprüfung
Die Betriebsprüfung erstreckt sich auf alle für die Beitragserhebung relevanten Tatsachen. Geprüft wird insbesondere,
- ob Beschäftigungsverhältnisse zutreffend gemeldet wurden (§ 28a SGB IV),
- ob das beitragspflichtige Arbeitsentgelt korrekt ermittelt wurde,
- ob Beiträge vollständig und fristgerecht abgeführt wurden.
Ein Schwerpunkt liegt häufig auf der Abgrenzung zwischen abhängiger Beschäftigung und Scheinselbstständigkeit sowie auf der korrekten Behandlung von
Minijob– und geringfügige Beschäftigung-Verhältnissen.
2. Ankündigung und Ablauf der Prüfung
Die Betriebsprüfung wird in der Regel angekündigt. Der Arbeitgeber erhält vorab eine Prüfungsanordnung mit Angaben zum Prüfungszeitraum und zu den vorzulegenden Unterlagen.
Eine unangekündigte Prüfung kommt nur in Ausnahmefällen in Betracht, etwa bei konkreten Anhaltspunkten für schwerwiegende Verstöße.
Die Prüfung kann heute auch vollständig elektronisch erfolgen. Der Arbeitgeber hat die erforderlichen Unterlagen in digitaler Form bereitzustellen.
3. Mitwirkungs- und Aufzeichnungspflichten
Arbeitgeber sind verpflichtet, alle für die Prüfung erforderlichen Unterlagen vollständig und nachvollziehbar bereitzuhalten. Die maßgeblichen Pflichten ergeben sich insbesondere aus
§ 28f SGB IV.
Unvollständige oder fehlende Aufzeichnungen gehen im Prüfungsverfahren regelmäßig zu Lasten des Arbeitgebers. In solchen Fällen ist die Rentenversicherung berechtigt, die Beitragsgrundlagen zu schätzen. Dies führt häufig zu erheblichen Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen sowie zu Säumniszuschläge.
4. Typische Prüfungsrisiken
In der Praxis führen Betriebsprüfungen besonders häufig zu Beanstandungen in folgenden Bereichen:
- Einsatz von freie Mitarbeit ohne Statusklärung,
- unzutreffende Einstufung von Minijobs,
- nicht oder falsch gemeldete Einmalzahlungen,
- fehlende Dokumentation von Arbeitszeiten.
Gerade bei Zweifelsfällen empfiehlt sich frühzeitig die Durchführung eines Statusfeststellungsverfahren, um spätere Nachforderungen zu vermeiden.
5. Weiterführende Beiträge & Rechtsgrundlagen
Vertiefend zu Betriebsprüfung, Beitragspflicht und typischen Prüfungsrisiken:
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