Der Träger der Rentenversicherung prüft bei den Arbeitgebern mindestens alle vier Jahre, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch ordnungsgemäß erfüllt haben, § 28 p Abs. 1 SGB IV. Zu den im Rahmen der Betriebsprüfung zu prüfenden Pflichten gehört insbesondere die ordnungsgemäße Abführung der Sozialversicherungsbeiträge.
Für das Verfahren der Betriebsprüfung ist außer § 28 p SGB IV auch die Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung der Gesamtsozialversicherungsbeiträge (BVV) zu beachten.
Die Betriebsprüfung soll grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung durch die Versicherungsträger erfolgen, § 28 p SGB IV. Möglichst soll die Ankündigung einen Monat vorher, spätestens jedoch 14 Tage vor der Prüfung geschehen, § 7 Abs. 1 Satz 2 BVV.
Die Prüfer der Versicherungsträger haben sich gemäß § 7 Abs. 1 Satz 5 BVV auszuweisen.
Der Arbeitgeber muss angemessene Prüfhilfen leisten, § 28 p Absatz 5 Satz 1 SGB IV.
Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden sind seitens des Arbeitgebers auf Verlangen vorzulegen.
1.Verfahren
Die Betriebsprüfung ist ein Verwaltungsverfahren gemäß § 8 SGB X in Verbindung mit § 1 SGB X. Alle Vorschriften des SGB X sind unmittelbar anwendbar. Es gilt der Amtsermittlungsgrundsatz gemäß § 20 Abs. 1 Satz 1 SGB X. Vor Erlass des Beitragsbescheides muss eine Anhörung erfolgen, § 24 SGB X.
Der Umfang der Betriebsprüfung umfasst u. a. die Prüfung, ob und in welchem Umfang die Beschäftigten der Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege-, Renten-und Arbeitslosenversicherung unterliegen und/oder ob Ausnahmetatbestände vorliegen.
2. Meldepflichten
Der Arbeitgeber hat der Einzugsstelle bei den in § 28 a Absatz 1 SGB IV genannten Meldeanlässen Meldungen zu erstatten.
Der Arbeitgeber ist insbesondere verpflichtet, beitragspflichtige Bruttoentgelt zu beziffern und hinsichtlich aller Arbeitsentgelte nachvollziehbare Aufzeichnungen zu führen (siehe unten).
3. Arbeitsentgelt
Nach § 14 Abs. 1 SGB IV sind Arbeitsentgelt alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, gleichgültig, ob ein Rechtsanspruch auf die Einnahmen besteht.
4. Aufzeichnungspflichten
Der Arbeitgeber hat nach § 28 f Abs. 1 S. 1 SGB IV für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen in deutscher Sprache zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Dies gilt auch für die Entgeltunterlagen von geringfügig Beschäftigten. Aufzubewahren sind auch die Stundenaufzeichnungen, Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise.
Aufzeichnungspflichtig sind alle Tatbestände, die für eine Beurteilung der Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit sowie der Beitragsberechnung, Beitragsabrechnung und des Meldeverfahrens von Bedeutung sind. Der Arbeitgeber hat die Aufzeichnungen so zu führen, dass bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die formelle und sachliche Richtigkeit der Entgeltabrechnung des Arbeitgebers gewährleistet ist.
Bei Nichteinhaltung der Aufzeichnungspflichten drohen dem Arbeitgeber erhebliche Nachteile, vergleiche dazu unter anderem § 28 f Abs. 2 SGB IV. Sind bei illegalen Beschäftigungsverhältnissen Steuern und Beiträge zur Sozialversicherung und zur Arbeitsförderung nicht gezahlt worden, gilt ein Nettoarbeitsentgelt als vereinbart, § 14 Abs. 2 Satz 2.SGB IV. Der Arbeitgeber muss im Innenverhältnis die vom Arbeitnehmer geschuldeten Abzugsbeträge abführen. Der prüfende Träger der Rentenversicherung kann gegebenenfalls auf der Basis der gezahlten Arbeitsentgelte bzw. in Rechnung gestellten Umsätze die abzuführenden Beiträge zur Kranken-, Pflege-und Rentenversicherung sowie zur Arbeitsförderung festsetzen. Gegebenenfalls muss der Arbeitgeber zu seinen Ungunsten erfolgende Berechnungen hinnehmen, wenn er den Anlass für eine derartige Berechnung gegeben hat. Die Berechnungsgrundlagen sind ggf. zu schätzen.
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